"Ommeltu ja numeroitu x arkkien määrä" on ehkä ainoa asia, joka tulee mieleen, kun on kyse asiakirjojen nidonnasta. Kuinka ompelemaan asiakirjoja? Uusi tulokas kuvittelee heti kasa paperipinoja, jotka on tiukasti kiinnitetty pankkilangalla, peitetty emäksisellä pölyllä, jossain kirjanpitäjän tai henkilöstöosaston toimiston nurkassa.
Kaikki ei kuitenkaan ole niin yksinkertaista ja pinnallista kuin miltä ensi silmäyksellä näyttää. Mitä sinun tulee tietää välttääksesi virheitä tässä vaikeassa asiassa? Kuinka ommella asiakirjat langoilla valokuvan mukaan? Näitä kysymyksiä käsitellään yksityiskohtaisesti vaiheittaisissa ohjeissa.
Miksi vanhanaikaiset niitit?
Monet v altion virastot saattavat vaatia asiakirjoja, jotka on ommeltu ei tehtaalla, vaan manuaalisesti lankojen avulla. Tämä on ensinnäkin verovirasto, arkisto, he pyytävät ompelemaan asiakirjoja langoilla paperien vastaanottamisen aikanayksittäisten yrittäjien rekisteröinti, oikeushenkilön rekisteröinti tai paperit tarjouskilpailua varten. Asiakirjojen nidonta oikein, kuva numero 2 näyttää. Käytä yleensä paksua lankaa ja paksua neulaa.
Uskotaan, että tällä tavalla sidottuja arvopapereita on vaikeampi menettää, väärentää tai vaihtaa arkkeja. Jotkut organisaatiot, juuri tästä syystä, käyttävät sellaista "isoisän" muotoa tärkeiden asiakirjojen kiinnittämiseen. On toinenkin argumentti - joskus paperit ovat ehdottoman luottamuksellisia, ja johtajat, jotka pelkäävät julkisuutta tai kilpailijoiden vaikutusta, uskovat tällaisen työn vain luotettavalle henkilölle, vastaavasti, kieltäytyvät erikoistuneiden yritysten avusta.
Tärkeää
Väärin ommeltu asiakirja voi aiheuttaa yrityksen rekisteröinnin tai uudelleenrekisteröinnin epäämisen, asiakirjojen hyväksymisen arkistoon, johtaa organisaation poistamiseen tarjouskilpailusta, vaikuttaa sääntelyviranomaisen päätökseen siinä tapauksessa organisaation tarkastuksesta.
Onko olemassa yhtenäisiä normeja?
Tähän mennessä ei ole olemassa selkeitä sääntöjä asiakirjojen ompelemisesta langoilla yhden kuvion mukaan. On vain suosituksia ja ohjeita. Periaatteessa yritykset käyttävät Rosarkhivin metodologista kehitystä, joka hyväksyttiin vuonna 2009 tilauksella numero 76, GOST:n "toimistotyö ja arkistointi" vaatimuksia sekä Venäjän keskuspankin ohjeita.
Valmistusvaihe
Kaikki nidottavat asiakirjat on esikatsella, jos niissä on kynän jälkiä, poista ne. Tärkeäharkitse huolellisesti jokaista sivua, estä ne tarttumasta toisiinsa, varmista looginen ja oikea asiakirjojen järjestys pinossa. Poista terävät esineet, neulat, niitit tai paperiliittimet, koska ne voivat vahingoittaa sidontalankaa ja johtaa asiakirjan katoamiseen. Sivut on numeroitava yksinkertaisella mustalla kynällä oikeaan kulmaan; musteen käyttö, mukaan lukien väri, ei ole sallittua. Et voi numeroida liian lähelle asiakirjan tekstiä, sitä enemmän se menee päällekkäin. Vain arkin etupuoli on numeroitu. Nidottavan asiakirjan kokonaistilavuus ei saa ylittää 250 arkkia, ja sidotun ja numeroidun asiakirjan korkeus saa olla enintään 4 senttimetriä. Esimerkki asiakirjojen ompelemisesta langoilla on kuvassa.
Seuraava valmisteluvaihe on työkalujen valinta. Asiakirjojen ompelemiseen langoilla tarvitset: naskalin, erikoislangat, pahvikannen, kuten kuvassa. Joissakin tapauksissa käytetään rei'ityslaitetta. Jokainen asiantuntija päättää itse, miten ja millä asiakirjoja ommellaan. Kätevintä on käyttää karkeita lankoja tai nauhalankaa, joissakin tapauksissa käytetään villalankoja tai nauhoja. Useimmiten niillä on koristeena. Yleensä vakavissa raporteissa käytetään tiukempaa tyyliä. Valmistele asiakirjat itse ja lomake inventaariota varten.
Joitakin hienouksia
- Suurikokoiset arkit, esimerkiksi A3 tai A2, on myös numeroitava. Tätä varten se on laajennettu kokonaan ja numeroitu yleisten sääntöjen mukaisesti. Sitten taitettu ja liimattu huolellisesti taaksenurkkaan.
- Jos kirje on arkistoitava, se avataan, ensin numeroidaan itse kirjekuori, sitten kirjeen sivut vuorotellen.
- Asiakirjan kantta ei ole numeroitu. Myöskään nimilehteä ei numeroida, jos kantta ei ole. Toinen arkki on kuitenkin jo numeroitu numerolla "2".
- Jos arkkien lukumäärä on yli 250, ne jaetaan osiin. Tämä käytäntö on yleinen tuomioistuimissa. Jokainen osa on numeroitava erikseen.
- Kuinka nidonta asiakirjat, jos arkin numeroa ei voida ilmoittaa oikeassa yläkulmassa tai koko arkki on varattu? Näin tapahtuu usein esimerkiksi valokuvaa numeroitaessa, jolloin numerointi takaapäin on sallittu.
- Jos numerointi on virheellinen, voit yliviivata numeron. Korjaus on kuitenkin vahvistettava allekirjoituksella.
- Jos ohitetaan enintään kaksi arkkia, ohitetuille sivuille voidaan käyttää kirjainmerkintää. Pääasiakirjan digitaalinen numerointi ei muutu, mutta arkkien määrä kasvaa. Tässä tapauksessa on tarpeen varoittaa asiasta asiakirjat vastaanottavaa henkilöä.
- Jos on tarpeen numeroida asiakirja, joka on jo numeroitu tai jolla on numerointi, se numeroidaan uudelleen.
- Jos dokumentaatiossa olevia arkkeja ei voida erottaa tai ne on liimattu yhteen, ne numeroidaan yhdeksi arkiksi. Näin tapahtuu, jos asiakirjaan on liitetty esimerkiksi sekki, valokuva tai sanomalehtileike. Mutta samalla on laadittava luettelo, ja "Huomautus"-sarakkeessa tai sertifiointimerkinnässä on ehdottomasti selvitettävä, mitkä asiakirjat liitettiin, mille sivulle ja mitä ne sisälsivät.
Mitkä asiakirjat ommellaan useimmiten yhteen langalla? Ensinnäkin perustamisasiakirjat ja perustamisasiakirjat. Niissä on useimmiten pieni tilavuus, ne on helpompi lävistää nastimella ja ompeleminen on helppoa. Ompeleita varten on useita tekniikoita, voit tehdä kaksi pistoa, kolme tai viisi. Kolme reikää on yleisin vaihtoehto. Viisi reikää on hyödyllinen, kun jotkut asiakirjat ovat pienempiä kuin toiset, viiden reiän yhdistäminen auttaa korjaamaan ne paremmin. Viisireikäistä nidontaa käytetään, jos asiakirjat ovat arvokkaita, mikä vähentää niiden korvaamisen riskiä.
Kuinka ompelet oikein langoilla varustetut asiakirjat: vaiheittaiset ohjeet
- Pino arkit, kohdista reunat.
- Tarkista arkin järjestys.
- Merkitse lyijykynällä tulevien pistokohtien kohdat symmetrisesti keskelle arkin vasemmalle puolelle. Tämä voidaan tehdä sekä yhdelle arkille että kaikille.
- Tekstistä on poikettava vähintään 1,5 senttimetriä.
- Merkkien tulee olla tiukasti pystysuorassa, enintään kolmen senttimetrin etäisyys toisistaan on sallittu.
Jos asiakirja on riittävän suuri, on helpompi puhkaista se nastimella. Aloita yleensä yläreiästä.
Jos ei ole mahdollista käyttää tehdaskantta, kuten kuvassa, niin ensimmäinen ja viimeinen arkki voidaan liimata ohuella pahvinauhalla, jotta sivut eivät vaurioidu. On tärkeää valita oikea langan pituus, yleensä 50-80 cm.
Klassinen ompeleminen langalla - kolme reikää
Analysoidaan asiakirjojen ompeluvaihtoehtoaaskel askeleelta kolmeen reikään. Tämä on klassinen ja yleisin vaihtoehto arkistojen arkistointiin tai varmentamiseen. Tässä tapauksessa langallisten asiakirjojen oikea ompelu näkyy paremmin kuvassa.
Tuo neula ja lanka asiakirjapinon alle, tuo se ulos numeron kaksi aukosta. Emme saa unohtaa pientä 7-8 cm pitkää "häntä", se on silti hyödyllinen. Etupuolella ohjaamme neulan ylempään reikään ja sitten neula takaisin alimpaan reikään nro 3. Seuraavaksi neula "sukkeaa" keskireikään, minkä seurauksena molemmat langat jäävät alle. Nyt ne voidaan solmia.
Lisäksi asiakirja on todistettava, paperiarkki liimattu, sinetti ja vastuuhenkilön allekirjoitus päälle. Kuinka ompelet asiakirjat oikein ja kiinnität solmun langoilla, näet kuvasta.
Lisäksi inventaario on liimattu viimeisen arkin taakse. Kirjoitus voidaan tehdä käsin tai käyttää valmiita malleja, kuten kuvassa.
Kuinka nidotaan asiakirjat neljään reikään?
Neljän reiän lävistystekniikka on lähes identtinen. Ainoa ero on, että asiakirja on ommeltu ylhäältä alas. Se näyttää ompeluharsolta. Vain tässä tapauksessa se toistetaan käänteisessä järjestyksessä, ensin ylhäältä alas, sitten alha alta ylös. Siten siteet ovat homogeenisia ilman rakoja, kuin ne olisi ommeltu jättimäisellä ompelukoneella.
Erikoistilaisuudet
Joskus asiakirjoja saa yhdistää ei pystysuoraan, vaan kulmaan. ATnämä ovat pääasiassa talousraportointipapereita, joihin liittyy kassanauhojen kiinnitys, sekit oikealla puolella. Tällaiset asiakirjat on ommeltu kulmaan. Vaiheet ovat samat kuin asiakirjojen vakiokokoonpanossa, vain reiät puhkaistaan kulmaan. Yleensä niitä on kaksi. Arkki on liimattu tarkasti kulmaan. Lisäksi menettely on samanlainen - se on sertifioitu, sinetti laitetaan.
Johtopäätös
Asiakirjaa valmisteltaessa ja nidottaessa on tärkeää miettiä etukäteen, kuinka asiakirjat nidotaan, jotta vältetään kaikenlaiset ylivoimaiset esteet. Joskus sinun on esimerkiksi otettava kopio jo sidotuista ja arkistoiduista asiakirjoista. Tällaisista hetkistä kannattaa huolestua etukäteen. Yleensä HR- tai kirjanpitoasiantuntijat osaavat arvata etukäteen, mikä asiakirja on ensin ajettava kopiokoneen läpi. Tämä yksinkertaistaa huomattavasti työtä ja säästää aikaa.
